印刷物を作る過程で「これどこに使うデータ？」というケースが多々あります。データをきれいに整理していると、その後の進行もスムーズになりますのでぜひ試してみてください。

階層構造を理解しよう

「親フォルダ >> 子フォルダ >> 孫フォルダ >> 任意のファイル」

• 親フォルダ･･･クライアント名、案件名など
• 子フォルダ･･･進捗管理のため日付でフォルダを作成
• 孫フォルダ･･･日付別で受け取ったデータの詳細

上記はよくあるパターンの構造です。

PC内にあるデータは全て階層構造で保存されており、これを理解せずにデータを保存すると散らかりまくったPCが完成します。

フォルダ作成時や、ファイル名の付け方は以下の方法でやると整理しやすいです。

フォルダ・ファイルの名付けをルール化

印刷に限らず、デジタルデータを扱うときはファイル名の付け方をルール化しましょう。おすすめは以下のルールです。

【フォルダ：日付先頭】

• 20241010～
• 241010～

初回データを受け取った日、追加でデータを受け取った日など、個別でフォルダ化することをおすすめします。

【ファイル：ページ数が先頭】

• P1_～
• P2_～
• 01表～
• 02裏～

ページ数を頭に揃えると、ソート(並び替え)したとき順番通り並ぶので非常に便利です。

データを受け取った相手も、ファイルを開かずに何ページのデータかすぐに把握することができます。

基本的にPCでデータを扱うときは、先頭に「数字・アルファベット」を付けると並び替えしやすく便利です。

データ整理の理想

「開かなくても何のデータかわかる」

これがとても重要です。

ファイル数が多いときに、1つずつ開いて確認していたら、それだけでかなりの時間がかかってしまいます。

特に印刷物はデータの種類も多く、いろいろなファイルが混在しています。

「あ、これはあいさつ文のデータだ」という感じで、開かなくても理解できるように整理できていれば、自分でも理解しやすく、受け取った相手も理解しやすいです。

まとめ

データ整理は、実際に制作する前に行う大切な工程です。

印刷物に限らず、日ごろからデータを整理する習慣を身に付ければ仕事の生産性は高くなります。

ぜひ実践してみてくださいね！